Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.: notarialne poświadczenie podpisu, PCC i koszt

Umowa sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musi mieć formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi, co wynika z art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Umowa podpisana zwykłą formą pisemną jest nieważna, a zarząd nie zaktualizuje na jej podstawie listy wspólników. Warto zauważyć różnicę wobec umowy spółki: tam potrzebny jest pełny akt notarialny, tutaj notariusz jedynie poświadcza, że podpisy złożyły osoby o określonej tożsamości, a treść umowy przygotowują strony. Konsekwencje są dwie, jedna korzystna i jedna kosztowna dla nieuważnych. Korzystna dotyczy taksy: za poświadczenie podpisu na dokumencie, w którym przedmiot oznaczono sumą pieniężną, notariusz pobiera jedną dziesiątą stawki, jaka należałaby się za akt notarialny, nie więcej jednak niż 300 zł netto. Przy udziałach wartych 500 000 zł to około 277 zł netto, a przy transakcji za milion złotych i więcej działa już limit 300 zł netto, czyli 369 zł brutto. Kosztowna dotyczy podatku. Ponieważ umowa nie jest aktem notarialnym, notariusz nie jest płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych. Kupujący musi więc sam złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić 1 procent wartości rynkowej udziałów w terminie 14 dni od zawarcia umowy. Jest to najczęściej pomijany obowiązek przy tego rodzaju transakcjach, a jego niedopełnienie kończy się odsetkami i sankcją karnoskarbową. Uwaga na wartość rynkową: jeżeli cena odbiega od niej bez uzasadnienia, urząd skarbowy może określić podstawę samodzielnie. Sprzedający rozlicza się osobno. Dochód ze zbycia udziałów jest opodatkowany stawką 19 procent i wykazuje się go w zeznaniu PIT-38 do 30 kwietnia roku następnego, a kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione na objęcie lub nabycie udziałów. Przed wizytą u notariusza trzeba sprawdzić dwie rzeczy w umowie spółki. Po pierwsze, czy zbycie udziałów nie wymaga zgody spółki, którą zgodnie z art. 182 KSH wyraża zwykle zarząd w formie pisemnej. Po drugie, czy wspólnikom nie przysługuje prawo pierwszeństwa lub pierwokupu, bo transakcja z pominięciem takiej klauzuli będzie bezskuteczna wobec spółki. Po podpisaniu umowy nabywca albo zbywca zawiadamia spółkę i przedstawia dowód przejścia udziału (art. 187 § 1 KSH), a zarząd składa do Krajowego Rejestru Sądowego nową listę wspólników. Wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny: własność udziałów przechodzi z chwilą zawarcia umowy, a nie z chwilą wpisu. Alternatywą dla notariusza jest tryb S24, ale tylko dla spółek zarejestrowanych w tym systemie i pod warunkiem, że obie strony podpiszą umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.