Umorzenie udziałów w spółce z o.o.: tryby i podatki

W skrócie: Umorzenie udziałów to prawne unicestwienie udziału wspólnika, najczęściej używane wtedy, gdy ktoś wychodzi ze spółki. Jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa spółki i tylko po wpisie spółki do rejestru (art. 199 § 1 KSH). Kluczowa decyzja dotyczy źródła finansowania: umorzenie z czystego zysku nie wymaga obniżenia kapitału zakładowego, więc odpada trzymiesięczne wzywanie wierzycieli i cała procedura zamyka się w kilka tygodni. Jeżeli zysku nie ma, umorzenie idzie w parze z obniżeniem kapitału i trwa cztery do pięciu miesięcy. Tryb umorzenia (dobrowolne, przymusowe, automatyczne) przesądza natomiast o podatku: przy dobrowolnym wspólnik rozlicza się sam w PIT-38, przy dwóch pozostałych podatek pobiera spółka jako płatnik.

Trzy tryby umorzenia: szybkie porównanie

Czym jest umorzenie udziałów w spółce z o.o.

Umorzenie to prawne unicestwienie udziału. Po umorzeniu udział przestaje istnieć, a nie zmienia właściciela, i tym różni się od sprzedaży, przy której udział przechodzi na kupującego i żyje dalej. W praktyce sięga się po nie w jednej sytuacji częściej niż we wszystkich pozostałych razem wziętych: gdy wspólnik ma wyjść ze spółki, a pozostali nie chcą albo nie mogą odkupić jego udziałów prywatnymi pieniędzmi. Wtedy to spółka, ze swoich środków, rozlicza się z odchodzącym.

Dwa warunki wstępne trzeba sprawdzić, zanim cokolwiek zaplanujecie. Po pierwsze, udział może być umorzony jedynie po wpisie spółki do rejestru i tylko wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi (art. 199 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Po drugie, sama zgoda wszystkich wspólników niczego nie zastąpi: jeżeli umowa spółki milczy o umorzeniu, trzeba ją najpierw zmienić, a to osobna uchwała w formie protokołu notarialnego. Wiele spółek zakładanych przez S24 ma wzorcową umowę bez rozbudowanych postanowień o umorzeniu i orientuje się w tym dopiero w momencie, w którym wspólnik chce odejść.

Uchwała o umorzeniu powinna określać w szczególności podstawę prawną umorzenia i wysokość wynagrodzenia przysługującego wspólnikowi (art. 199 § 2 KSH). To dwa elementy, których brak najczęściej przesądza o zakwestionowaniu uchwały.

Umorzenie z czystego zysku, czyli bez obniżenia kapitału zakładowego

To najważniejsza rzecz w całym temacie i jednocześnie ta, która najbardziej wpływa na kalendarz. Umorzenie udziału z czystego zysku nie wymaga obniżenia kapitału zakładowego (art. 199 § 6 KSH). Jeżeli spółka ma wypracowany zysk, z którego może wypłacić wynagrodzenie za umarzane udziały, kapitał zakładowy zostaje nietknięty. Konsekwencje są bardzo praktyczne: odpada uchwała o obniżeniu kapitału, odpada trzymiesięczne wzywanie wierzycieli do sprzeciwu, odpada ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym i odpadają oświadczenia zarządu o zaspokojeniu wierzycieli. Zostaje uchwała o umorzeniu, wypłata i zgłoszenie zmiany danych wspólników do KRS.

Powstaje wtedy sytuacja, która na pierwszy rzut oka wygląda na błąd księgowy: suma wartości nominalnej pozostałych udziałów jest niższa niż kapitał zakładowy wpisany do KRS. To jednak stan prawidłowy i dopuszczalny. Kapitał zakładowy pozostaje na dotychczasowym poziomie, a różnicę pokrywa majątek spółki. Dlatego właśnie ten wariant nie wymaga ochrony wierzycieli: majątek spółki nie kurczy się poniżej progu gwarancyjnego, bo wypłata idzie z zysku, a nie z kapitału.

Warunek jest jeden i twardy: zysk musi realnie istnieć i nadawać się do podziału. Spółka, która ma stratę albo niepokryte straty z lat ubiegłych, tej drogi nie użyje, choćby wszyscy wspólnicy się na nią zgadzali.

Kiedy umorzenie wymaga obniżenia kapitału zakładowego

Gdy zysku brakuje, wynagrodzenie za umarzane udziały musi pochodzić z kapitału zakładowego, a to znaczy, że kapitał trzeba obniżyć. Umorzenie następuje wtedy z chwilą obniżenia kapitału zakładowego (art. 199 § 7 KSH), czyli praktycznie z chwilą wpisu obniżenia do KRS. Do tego dnia udziały formalnie istnieją, a wspólnik nadal jest wspólnikiem.

Ta ścieżka jest dłuższa, bo uruchamia postępowanie konwokacyjne: zarząd ogłasza obniżenie i wzywa wierzycieli spółki do wniesienia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy od ogłoszenia (art. 264 § 1 KSH). Wierzycieli, którzy sprzeciw zgłosili, spółka musi zaspokoić albo zabezpieczyć, zanim sąd wpisze obniżenie. Trzeba więc mieć na to gotówkę, a jeżeli pieniądze firmy tkwią w niezapłaconych fakturach kontrahentów, warto odzyskać zaległe należności odpowiednio wcześniej, bo trzymiesięczne okno mija szybciej, niż się wydaje. Całą procedurę, jej wyjątki i koszt notarialny opisaliśmy szczegółowo na stronie o tym, jak przebiega obniżenie kapitału zakładowego u notariusza.

Jest jeszcze trzeci wariant, o którym rzadko się pisze: umorzenie mieszane, w którym część wynagrodzenia pokrywa zysk, a część kapitał zakładowy. Wtedy obniżenie dotyczy tylko tej drugiej części, ale procedura konwokacyjna i tak się uruchamia.

Umorzenie dobrowolne, przymusowe i automatyczne: czym się różnią

Dobrowolne polega na tym, że spółka najpierw nabywa udziały od wspólnika w celu ich umorzenia, a dopiero potem je umarza. Wymaga zgody wspólnika, bo to on zawiera ze spółką umowę zbycia udziałów. Ta umowa wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 KSH), tak samo jak zwykła sprzedaż udziałów w spółce. To najczęstszy tryb przy uzgodnionym rozstaniu.

Przymusowe odbywa się bez zgody wspólnika, ale wyłącznie na warunkach zapisanych wcześniej w umowie spółki: musi ona określać przesłanki i tryb umorzenia. Sięga się po nie w konflikcie, przy rażącym naruszeniu obowiązków wspólnika albo przy działaniu na szkodę spółki. Uchwała musi wskazywać konkretną przesłankę z umowy spółki, a nie ogólne niezadowolenie pozostałych wspólników.

Automatyczne to wariant, w którym umowa spółki przewiduje, że udział ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia, bez uchwały zgromadzenia wspólników. Typowe zdarzenia to śmierć wspólnika, utrata konkretnych uprawnień zawodowych albo upływ oznaczonego terminu. W tym przypadku zarząd ma obowiązek niezwłocznie podjąć uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, chyba że umorzenie następuje z czystego zysku. Przy zgłoszeniu do KRS uchwałę wspólników zastępuje oświadczenie wszystkich członków zarządu złożone w formie aktu notarialnego, potwierdzające spełnienie warunków obniżenia (art. 265 § 4 KSH).

Umorzenie udziałów za wynagrodzeniem: skutki podatkowe

Tu leży najbardziej niedoceniana różnica między trybami. Umorzenie dobrowolne rozlicza się zupełnie inaczej niż przymusowe i automatyczne, choć ekonomicznie efekt jest ten sam.

Praktyczny wniosek jest taki: przy umorzeniu dobrowolnym wspólnik dostaje całe uzgodnione wynagrodzenie na konto i sam reguluje podatek dopiero w rozliczeniu rocznym, a jeżeli w tym samym roku poniósł straty na innych inwestycjach kapitałowych, może je w PIT-38 skompensować. Przy umorzeniu przymusowym i automatycznym spółka potrąca 19% już przy przelewie. Koszt nabycia udziałów obniża podstawę opodatkowania w obu wariantach, ale to, kto i kiedy go wykazuje, jest inne. Przy większych kwotach warto tę różnicę przeliczyć z doradcą podatkowym przed podjęciem uchwały, bo tryb umorzenia jest waszą decyzją, a jego skutek podatkowy już nie.

Umorzenie udziałów bez wynagrodzenia

Za zgodą wspólnika umorzenie udziału może nastąpić bez wynagrodzenia (art. 199 § 3 KSH). Zgoda jest tu warunkiem koniecznym i nie da się jej zastąpić uchwałą większości. Ten wariant stosuje się przy porządkowaniu struktury właścicielskiej, przy wychodzeniu wspólnika, który nie oczekuje spłaty, albo przy udziałach objętych, lecz nigdy realnie nieopłaconych.

Skoro wspólnik nic nie otrzymuje, po jego stronie nie powstaje przychód, więc nie ma podatku dochodowego do zapłaty. Nie znaczy to jednak, że temat podatkowy znika: organy podatkowe przyglądają się takim operacjom pod kątem przysporzenia po stronie pozostałych wspólników, których udział w spółce faktycznie rośnie. W spółkach powiązanych dochodzi jeszcze kwestia cen transferowych. Jeżeli umorzenie bez wynagrodzenia dotyczy podmiotów powiązanych albo znaczącej części kapitału, warto zabezpieczyć się interpretacją indywidualną.

Czy umorzenie udziałów wymaga aktu notarialnego

To zależy od tego, czy trzeba obniżać kapitał zakładowy. Sama uchwała o umorzeniu udziałów z czystego zysku nie zmienia umowy spółki, więc wystarczy zwykły protokół zgromadzenia wspólników, bez notariusza. Jeżeli natomiast umorzenie wymaga obniżenia kapitału zakładowego, uchwała o obniżeniu zmienia umowę spółki i musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 KSH). Osobno notariusz pojawia się przy umorzeniu dobrowolnym: umowa zbycia udziałów w celu umorzenia wymaga podpisów notarialnie poświadczonych, co jest czynnością tańszą i szybszą niż pełny akt notarialny.

Czy od umorzenia udziałów płaci się PCC

Nie. Nabycie przez spółkę własnych udziałów w celu ich umorzenia nie jest zwykłą sprzedażą udziałów opodatkowaną 1% podatkiem od czynności cywilnoprawnych, bo celem umowy nie jest przeniesienie własności do dalszego obrotu, tylko unicestwienie udziału. Samo obniżenie kapitału zakładowego również nie podlega PCC, ponieważ podatek ten obciąża przy spółkach czynności zwiększające ich majątek, a obniżenie działa odwrotnie. To jedna z niewielu operacji korporacyjnych, przy których podatek od czynności cywilnoprawnych w ogóle nie występuje.

Ile trwa umorzenie udziałów

Przy umorzeniu z czystego zysku zwykle trzy do sześciu tygodni: uchwała, wypłata wynagrodzenia i zgłoszenie zmienionej listy wspólników do KRS. Przy umorzeniu wymagającym obniżenia kapitału realnie cztery do pięciu miesięcy, bo po protokole notarialnym biegnie trzymiesięczny termin na sprzeciw wierzycieli, a dopiero po nim zarząd składa wniosek do sądu rejestrowego. Trzeba przy tym pilnować terminu granicznego: zgłoszenie zmiany umowy spółki należy złożyć w ciągu sześciu miesięcy od podjęcia uchwały, inaczej uchwała staje się bezskuteczna i całą procedurę trzeba powtórzyć od początku.

Umorzenie udziałów czy sprzedaż udziałów: co wybrać

Jeżeli któryś z pozostałych wspólników albo osoba z zewnątrz chce i może kupić udziały za własne pieniądze, sprzedaż jest prawie zawsze prostsza. Nie wymaga podstawy w umowie spółki, nie dotyka kapitału zakładowego, nie uruchamia konwokacji i sprowadza się do umowy z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz zawiadomienia spółki. Taksa notarialna za poświadczenie podpisów wynosi jedną dziesiątą stawki z § 3, maksymalnie 300 zł netto.

Umorzenie ma przewagę wtedy, gdy kupca po prostu nie ma, a to spółka dysponuje środkami na rozliczenie z odchodzącym, albo gdy wspólnik ma odejść wbrew swojej woli, na podstawie przesłanek zapisanych w umowie spółki. Warto też pamiętać, że po umorzeniu liczba udziałów maleje, więc proporcje głosów pozostałych wspólników rosną automatycznie, bez żadnej dodatkowej transakcji między nimi. Przy sprzedaży proporcje zależą od tego, kto i ile kupi.

Jeżeli operacja idzie w drugą stronę i zamiast wypłacać wspólnika chcecie wzmocnić spółkę, mechanizm jest lustrzany i opisaliśmy go przy okazji tego, jak wygląda podwyższenie kapitału zakładowego oraz jak dokapitalizować spółkę z o.o. bez ruszania kapitału zakładowego.

Co przygotować przed wizytą u notariusza

Jeżeli umorzenie wymaga obniżenia kapitału, notariusz przygotuje protokół szybciej, gdy przyjdziecie z gotowymi ustaleniami. Potrzebne są: aktualna umowa spółki z postanowieniami o umorzeniu, dane spółki z KRS, decyzja o trybie umorzenia i jego podstawie prawnej, ustalona wysokość wynagrodzenia oraz informacja, z czego jest finansowane (zysk czy kapitał zakładowy). Sprawdźcie też, czy po obniżeniu kapitał nie spadnie poniżej 5 000 zł, a wartość nominalna udziału poniżej 50 zł, bo te dwa progi obowiązują także przy obniżeniu. Ile kosztują poszczególne czynności spółkowe, pokazujemy w cenniku taksy notarialnej, a wizytę u notariusza w swoim mieście umówisz przez naszą wyszukiwarkę kancelarii.