Podwyższenie kapitału zakładowego u notariusza: protokół zgromadzenia wspólników i zmiana umowy spółki z o.o.

Podwyższenie kapitału zakładowego to najczęstsza czynność korporacyjna, przy której spółka z o.o. trafia do notariusza, i jednocześnie ta, wokół której narosło najwięcej nieporozumień co do formy i kosztu. Zasada jest prosta: każde podwyższenie kapitału traktuje się co do zasady jak zmianę umowy spółki (art. 255 § 1 Kodeksu spółek handlowych), a uchwała zmieniająca umowę spółki musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 KSH). W praktyce oznacza to jedno: wspólnicy podejmują uchwałę o podwyższeniu na zgromadzeniu, które notariusz protokołuje w formie aktu notarialnego. Bez tego protokołu wpis do KRS jest niemożliwy.

Od tej zasady jest jeden ważny wyjątek, o którym warto wiedzieć, zanim umówisz wizytę. Jeżeli umowa spółki z góry przewiduje maksymalną wysokość i termin podwyższenia kapitału, można podnieść kapitał na podstawie tych dotychczasowych postanowień, bez zmiany umowy spółki (art. 257 § 1 i § 3 KSH). W takim trybie uchwała zapada bezwzględną większością głosów, a oświadczenia dotychczasowych wspólników o objęciu nowych udziałów wymagają jedynie formy pisemnej. Notariusz nie jest wtedy potrzebny. Drugi przypadek bez notariusza to spółka założona przez system S24: jej kapitał można podnieść przy użyciu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym, a do oświadczeń o objęciu udziałów nie stosuje się wtedy formy aktu notarialnego (art. 255 § 4 KSH). Ta droga ma jednak dwa warunki, o których łatwo zapomnieć: umowa spółki musi być zawarta na wzorcu i nie mogła być dotąd zmieniana u notariusza, a podwyższenie musi być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi. Jeden aport albo jedna wcześniejsza zmiana umowy przed notariuszem zamyka tryb S24 na stałe. Poza tymi dwoma sytuacjami protokół notarialny jest obowiązkowy.

Podwyższyć kapitał można na dwa sposoby (art. 257 § 2 KSH): przez ustanowienie nowych udziałów albo przez podwyższenie wartości nominalnej udziałów już istniejących. Jeżeli nowe udziały obejmują dotychczasowi wspólnicy w ramach zmiany umowy spółki, ich oświadczenie o objęciu udziału wymaga formy aktu notarialnego (art. 258 § 2 KSH). Jeżeli do spółki wchodzi nowa osoba, składa oświadczenie o przystąpieniu do spółki oraz objęciu udziałów, również w formie aktu notarialnego (art. 259 KSH). Notariusz zwykle obejmuje to jednym protokołem: sama uchwała o podwyższeniu i oświadczenia o objęciu udziałów znajdują się w tym samym akcie.

Istnieje jeszcze trzecia, rzadziej opisywana droga: podwyższenie kapitału ze środków samej spółki (art. 260 KSH). Na kapitał zakładowy przeznacza się wtedy środki z kapitału zapasowego albo z kapitałów rezerwowych utworzonych z zysku, więc do spółki nie wpływa ani złotówka nowych pieniędzy. Nowe udziały przysługują wspólnikom proporcjonalnie do dotychczasowych i nie wymagają objęcia, co upraszcza akt. Ponieważ jest to uchwała o zmianie umowy spółki, protokół notarialny jest obowiązkowy. Uwaga na pułapkę podatkową, która zaskakuje najczęściej: równowartość kwot przeniesionych na kapitał zakładowy jest dla wspólników dochodem z udziału w zyskach osób prawnych (art. 24 ust. 5 pkt 4 ustawy o PIT) i podlega 19% podatkowi zryczałtowanemu, który spółka jako płatnik musi pobrać. Wspólnicy płacą więc podatek, choć nikt nie dostał gotówki do ręki. Do tego dochodzi PCC 0,5%, bo kapitał zakładowy realnie rośnie.

Najwięcej pytań budzi taksa, bo krąży o niej mit stałej opłaty 750 zł. To nieporozumienie. Kwota 750 zł netto z § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia dotyczy protokołu zwykłego zgromadzenia wspólników spółki z o.o., czyli na przykład uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe albo innej zmiany umowy bez ruchu na kapitale. Przy podwyższeniu kapitału obowiązuje odrębna reguła z § 9 ust. 2: za protokół dokumentujący podwyższenie kapitału zakładowego przyjmuje się stawkę z § 3, a podstawą jej ustalenia jest różnica pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału a wysokością kapitału dotychczasowego, czyli po prostu kwota, o którą podnosisz kapitał. Im większe podwyższenie, tym wyższa taksa, do maksymalnie 10 000 zł netto. Podwyższenie o 20 000 zł to 510 zł netto, o 45 000 zł około 860 zł netto, a o 95 000 zł około 1 150 zł netto. Do taksy dochodzi 23% VAT oraz koszt wypisów aktu (6 zł netto za stronę).

Po stronie podatkowej podwyższenie kapitału zakładowego jest zmianą umowy spółki, więc podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% od kwoty, o którą podniesiono kapitał (art. 1 ust. 3 pkt 2 oraz art. 6 ust. 1 pkt 8 lit. b ustawy o PCC). Notariusz jest płatnikiem tego podatku i pobiera go przy akcie. Warto pamiętać o dwóch rzeczach, które obniżają realny koszt. Po pierwsze, od podstawy opodatkowania odlicza się taksę notarialną wraz z VAT oraz opłatę za wpis do KRS (art. 6 ust. 9 ustawy o PCC). Po drugie, jeżeli udziały obejmowane są powyżej wartości nominalnej, a nadwyżka (agio) trafia na kapitał zapasowy, PCC płaci się tylko od podwyższenia kapitału zakładowego, a nie od agio. Przy podwyższeniach z wysokim agio to realna oszczędność.

Sama uchwała i akt notarialny to jeszcze nie koniec, bo podwyższenie kapitału ma charakter konstytutywny: staje się skuteczne dopiero z chwilą wpisu do rejestru (art. 262 § 4 KSH). Do dnia wpisu podwyższony kapitał prawnie nie istnieje. Zarząd zgłasza podwyższenie do KRS, dołączając między innymi uchwałę, oświadczenia o objęciu udziałów i oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały w całości wniesione. Zgłoszenie należy złożyć w terminie sześciu miesięcy od podjęcia uchwały (art. 256 § 3 w związku z art. 169 KSH), inaczej uchwała staje się bezskuteczna. Opłata sądowa za zmianę wpisu w KRS wynosi 250 zł. Od 29 listopada 2025 r. zniesiono osobną opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, więc koszt wpisu spadł o dawne 100 zł.

Zanim przyjdziesz do notariusza, warto przygotować kilka decyzji, bo to one przesądzają o formie aktu. Trzeba wiedzieć, o jaką kwotę podnosicie kapitał i w jaki sposób (nowe udziały czy wyższa wartość nominalna), kto obejmuje nowe udziały i czy wkłady są pieniężne, czy aportowe. Aport zmienia obowiązki dokumentacyjne: przy wkładzie niepieniężnym w akcie trzeba szczegółowo określić przedmiot aportu, osobę wnoszącą i liczbę obejmowanych udziałów, a jeżeli aportem jest nieruchomość, sama umowa jej wniesienia i tak wymaga aktu notarialnego liczonego według wartości. Dobrze też sprawdzić w umowie spółki, czy nie zawiera klauzuli o pierwszeństwie objęcia nowych udziałów przez dotychczasowych wspólników i czy nie jest wymagana zgoda konkretnego organu. Uporządkowanie tego przed wizytą skraca akt i eliminuje najczęstszą przyczynę poprawek.