Poświadczenie podpisu w urzędzie gminy czy u notariusza

W skrócie: Urząd gminy może poświadczyć własnoręczność podpisu tylko w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, i tylko na dwóch rodzajach dokumentów: na pismach upoważniających do odbioru przesyłek, sum pieniężnych i dokumentów z urzędów oraz na oświadczeniach o stanie rodzinnym i majątkowym. Tak stanowi § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 7 lutego 2007 roku, wydanego na podstawie art. 101 Prawa o notariacie. We wszystkich pozostałych sprawach, w tym przy sprzedaży udziałów, zbyciu przedsiębiorstwa czy umowie najmu okazjonalnego, podpis może poświadczyć wyłącznie notariusz. Kosztuje to 20 zł netto za podpis, a w gminie opłata skarbowa wynosi 9 zł.

Poświadczenie podpisu w urzędzie gminy: kiedy jest w ogóle możliwe

Rada, żeby zamiast do notariusza pójść do urzędu gminy, powtarza się w polskim internecie od lat. Prawie zawsze pada bez warunku, który przesądza o wszystkim. Ten warunek jest w pierwszym zdaniu przepisu.

Art. 101 Prawa o notariacie brzmi tak: Minister Sprawiedliwości może, w drodze rozporządzenia, upoważnić organy samorządu terytorialnego i banki mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania niektórych poświadczeń dokonywanych przez notariusza. Rozporządzenie z 7 lutego 2007 roku powtarza to w § 1: w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu są upoważnieni wójt, burmistrz albo prezydent miasta.

Wynikają z tego dwie rzeczy naraz. Po pierwsze, w każdym mieście powiatowym z kancelarią notarialną urząd gminy takiego uprawnienia po prostu nie ma i pracownik, który wbije pieczątkę, nie sporządzi poświadczenia w rozumieniu Prawa o notariacie. Po drugie, uprawnienie nie jest zapasową ścieżką dla wygody, tylko rozwiązaniem dla mieszkańców miejscowości, w których do najbliższego notariusza trzeba jechać.

Rozporządzenie nie jest przy tym reliktem. Ma status obowiązującego aktu i od 2007 roku nie było zmieniane, co przy tak krótkim tekście oznacza po prostu, że reguła działa w niezmienionym kształcie.

Dwa rodzaje dokumentów, na których wójt może poświadczyć podpis

Nawet w miejscowości bez kancelarii kompetencja urzędu jest wąska i zamknięta w dwóch punktach. Wójt, burmistrz i prezydent miasta mogą poświadczyć własnoręczność podpisu:

• na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
• na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie.

To wszystko. Pierwsza kategoria obejmuje w praktyce upoważnienia do odbioru emerytury, paczki czy zaświadczenia z urzędu w imieniu innej osoby. Druga to oświadczenia majątkowe składane przy staraniu się o świadczenia, stypendia albo pomoc społeczną. Umowa sprzedaży samochodu, pełnomocnictwo ogólne, zgoda drugiego rodzica czy jakakolwiek umowa cywilna do żadnej z tych kategorii nie należą.

Osobno, w § 2 rozporządzenia, wójt (burmistrz, prezydent miasta) może poświadczyć pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu, ale wyłącznie w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Znowu: tylko tam, gdzie nie ma kancelarii.

Czy bank może poświadczyć podpis

Może, ale w zakresie jeszcze węższym niż gmina. § 1 pkt 2 rozporządzenia upoważnia banki do poświadczania własnoręczności podpisu na pismach upoważniających do odbioru pieniędzy lub innych przedmiotów z tych banków. Chodzi więc o dyspozycje dotyczące rachunku prowadzonego przez ten konkretny bank, a nie o dokumenty przeznaczone dla świata zewnętrznego. Warunek siedziby w miejscowości bez kancelarii notarialnej obowiązuje tak samo.

To coś innego niż wewnętrzna weryfikacja podpisu, którą banki wykonują na co dzień. Pracownik oddziału może potwierdzić, że podpis pod dyspozycją zgadza się z wzorem w systemie, i dla banku to wystarcza. Taka adnotacja nie jest jednak poświadczeniem w rozumieniu Prawa o notariacie i sąd rejestrowy czy druga strona umowy nie musi jej uznać.

Czy adwokat, radca prawny albo konsul mogą poświadczyć podpis

Adwokat i radca prawny nie poświadczają własnoręczności podpisu w ogóle. Mylące jest to, że mają inne, podobnie brzmiące uprawnienie. Art. 129 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego pozwala pełnomocnikowi występującemu w sprawie, będącemu adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, poświadczyć zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Dwa ograniczenia są tu istotne: dotyczy to odpisu, a nie podpisu, i tylko konkretnej sprawy sądowej, w której ten pełnomocnik występuje.

Konsul to inna historia. Polski konsul wykonuje określone funkcje notarialne wobec obywateli za granicą i poświadczenie własnoręczności podpisu do nich należy. Dla osoby mieszkającej poza Polską to zwykle najprostsza droga, bo dokument nie wymaga potem apostille ani legalizacji. Alternatywą jest notariusz miejscowy, ale wtedy dokument trzeba jeszcze uwierzytelnić, żeby wywoływał skutki w Polsce, a przy dokumentach w języku obcym dochodzi tłumaczenie przysięgłe.

W praktyce, gdy sprawa w Polsce ciągnie się miesiącami, taniej i szybciej wychodzi udzielić raz pełnomocnictwa notarialnego osobie w kraju, zamiast poświadczać za granicą kolejne podpisy pod kolejnymi dokumentami.

Ile kosztuje poświadczenie podpisu w gminie, a ile u notariusza

W urzędzie gminy płaci się opłatę skarbową. Za poświadczenie własnoręczności podpisu załącznik do ustawy o opłacie skarbowej przewiduje 9 zł, i jest to kwota od jednego podpisu.

U notariusza obowiązuje § 13 rozporządzenia o maksymalnych stawkach taksy notarialnej. Za podpis na pełnomocnictwie i innych dokumentach bez oznaczonej sumy pieniężnej stawka wynosi 20 zł netto, czyli 24,60 zł brutto. Jeżeli przedmiot dokumentu jest oznaczony sumą pieniężną, taksa to jedna dziesiąta stawki, jaka należałaby się za akt notarialny o tej wartości, ale nie więcej niż 300 zł netto. Poświadczenie zgodności kopii kosztuje 6 zł netto za stronę. Cały rachunek dla konkretnej sprawy rozpisuje kalkulator na stronie o tym, ile kosztuje poświadczenie podpisu u notariusza.

Różnica jedenastu złotych rzadko przesądza o wyborze. Przesądza zakres: w urzędzie da się załatwić dwie kategorie dokumentów i tylko w gminie bez kancelarii, u notariusza wszystko.

Czego ani gmina, ani bank nie poświadczą

Najważniejsza część tego tematu dotyczy spraw, w których ustawa wprost żąda podpisu notarialnie poświadczonego. Tam pieczątka z urzędu nie tylko nie wystarczy, ale czynność będzie nieważna albo nie wywoła skutku.

Art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi przy zbyciu udziału w spółce z o.o., jego części lub ułamkowej części oraz przy zastawieniu udziału. Wyjątek dotyczy spółki zawiązanej na wzorcu umowy, w której udziały można przenieść w systemie teleinformatycznym podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 180 § 2 KSH).

Art. 75[1] § 1 Kodeksu cywilnego stawia ten sam wymóg przy zbyciu lub wydzierżawieniu przedsiębiorstwa albo ustanowieniu na nim użytkowania. Jeżeli w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, potrzebny jest już akt notarialny, bo § 4 tego artykułu nie uchybia przepisom o formie czynności dotyczących nieruchomości. Przy takiej transakcji kupujący przegląda zwykle także to, co firma ma do odzyskania od kontrahentów, bo przeterminowane należności albo obniżają cenę, albo jeszcze przed podpisaniem trafiają na giełdę niezapłaconych faktur.

Trzeci przypadek jest najbliższy zwykłemu człowiekowi. Przy umowie najmu okazjonalnego art. 19d ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów wymaga, żeby żądanie opróżnienia lokalu miało urzędowo poświadczony podpis. Bez tego sąd nie nada klauzuli wykonalności aktowi, w którym najemca poddał się egzekucji, i cała konstrukcja przestaje działać w momencie, w którym miała zadziałać. Szczegóły opisujemy na stronie o najmie okazjonalnym u notariusza.

Poświadczenie podpisu online: dlaczego nie istnieje

Pytanie wraca regularnie, więc warto je zamknąć przepisem. Art. 88 Prawa o notariacie stanowi, że podpisy na aktach notarialnych i poświadczonych dokumentach są składane w obecności notariusza, a jeżeli podpis został złożony wcześniej, osoba, która podpisała, powinna uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny. Obie ścieżki zakładają obecność.

Elektroniczną formę ustawa przewiduje dla jednej czynności poświadczeniowej. Art. 97 § 2 pozwala notariuszowi opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Własnoręczności podpisu ten przepis nie obejmuje i nie ma innego, który by ją obejmował.

Dlatego oferty notarialnego poświadczenia podpisu przez internet dotyczą czegoś innego niż nazwa sugeruje. Zanim za coś takiego zapłacicie, warto dopytać, jaka dokładnie czynność zostanie wykonana i na podstawie którego przepisu.

Najczęstsze pytania

Czy w moim urzędzie gminy poświadczą mi podpis? Tylko jeżeli w Waszej miejscowości nie ma kancelarii notarialnej i tylko na piśmie upoważniającym do odbioru przesyłek, sum pieniężnych albo dokumentów z urzędów, ewentualnie na oświadczeniu o stanie rodzinnym i majątkowym. W każdej innej sprawie urząd odeśle Was do notariusza.

Skąd wiem, czy w mojej miejscowości jest kancelaria notarialna? Wykazy kancelarii prowadzą izby notarialne właściwe dla obszaru danego sądu apelacyjnego, a najprościej sprawdzić to wyszukiwarką kancelarii w swoim mieście. Jeżeli w miejscowości działa choćby jedna kancelaria, uprawnienie urzędu gminy nie powstaje.

Ile kosztuje poświadczenie podpisu przez wójta? Dziewięć złotych opłaty skarbowej od jednego podpisu, zgodnie z załącznikiem do ustawy o opłacie skarbowej. Opłatę wnosi się na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego ze względu na miejsce dokonania czynności.

Czy poświadczenie z gminy jest tak samo ważne jak notarialne? W granicach kompetencji z rozporządzenia tak, bo § 3 nakazuje stosować do tych poświadczeń odpowiednio art. 81 oraz art. 84 do 88 i art. 97 Prawa o notariacie. Poza tymi granicami poświadczenie w ogóle nie powstaje, więc porównywanie mocy dokumentów nie ma podstaw.

Czy notariusz sprawdzi treść dokumentu, pod którym poświadcza podpis? Nie. Stwierdza wyłącznie, kto złożył podpis, po ustaleniu tożsamości. Za treść i jej skutki odpowiadają strony. Badanie zgodności czynności z prawem następuje dopiero przy formie aktu notarialnego, o czym piszemy w tekście o tym, co to jest akt notarialny.

Czy trzeba się umawiać na poświadczenie podpisu? Zwykle nie, bo czynność trwa kilkanaście minut i nie wymaga przygotowania projektu. Przy większej liczbie podpisów albo gdy zależy Wam na konkretnej godzinie, warto jednak zarezerwować termin, żeby nie czekać w kolejce do jedynego notariusza w mieście.