Jak umówić się do notariusza: krok po kroku

W skrócie: żeby umówić się do notariusza, skontaktuj się z wybraną kancelarią, opisz krótko sprawę i prześlij skany dokumentów. Kancelaria poda listę brakujących papierów, orientacyjną taksę i wolny termin, zwykle w ciągu 3 do 7 dni. Na samą wizytę trzeba przyjść osobiście z ważnym dowodem osobistym, bo akt notarialny jest odczytywany na głos i podpisywany w obecności notariusza. Rezerwacji nie da się dopiąć jednym kliknięciem, bo notariusz musi najpierw zobaczyć dokumenty.

Jak umówić wizytę u notariusza krok po kroku

1. Nazwij sprawę. Notariusz musi wiedzieć, jakiej czynności potrzebujesz: sprzedaży mieszkania, darowizny, testamentu, pełnomocnictwa, poświadczenia podpisu. Od tego zależy i lista dokumentów, i cena, i długość wizyty.
2. Skontaktuj się z kancelarią i prześlij skany. Wystarczy telefon albo mail ze zdjęciami dokumentów. Na tym etapie nie potrzebujesz oryginałów.
3. Odbierz listę dokumentów i wycenę. Kancelaria odpisuje, czego brakuje (najczęściej jakiegoś zaświadczenia) i podaje orientacyjny koszt. Zawsze proś o rozbicie na taksę, VAT, podatki i opłaty sądowe.
4. Ustal termin. Przy prostych czynnościach bywa to następny dzień, przy transakcji na nieruchomości zwykle 3 do 7 dni, bo notariusz musi przygotować projekt aktu i sprawdzić księgę wieczystą.
5. Przyjdź osobiście z dowodem. Notariusz sprawdza tożsamość, omawia projekt, odczytuje akt na głos, strony podpisują, kancelaria wydaje wypisy i wystawia fakturę.

Cały proces przy typowej sprawie zamyka się w tygodniu. Najdłużej trwa zwykle zdobycie zaświadczeń, a nie sama praca notariusza, dlatego warto zapytać o ich listę na samym początku.

Czego potrzebujesz przed pierwszym kontaktem

Nie musisz mieć skompletowanego wszystkiego. Do umówienia terminu wystarczy zwykle:

• ważny dowód osobisty lub paszport (dane wpisywane do aktu),
• numer księgi wieczystej, jeżeli sprawa dotyczy nieruchomości,
• podstawa nabycia, czyli dokument, z którego wynika, skąd obecny właściciel ma nieruchomość,
• szacunkowa wartość przedmiotu czynności, bo od niej liczy się taksa i podatek,
• dane wszystkich osób, które mają stawić się przy akcie.

Pełne listy dla poszczególnych spraw zebraliśmy na stronach czynności, między innymi przy sprzedaży nieruchomości i przy umowie darowizny, a komplet w jednym miejscu znajdziesz w poradniku jakie dokumenty wziąć do notariusza. Warto je przejrzeć przed telefonem, bo skraca to całą wymianę o kilka dni.

Ile kosztuje wizyta u notariusza

Sama wizyta jest bezpłatna, płacisz za czynność. Rozmowa informacyjna, w której notariusz wyjaśnia, jaka forma jest potrzebna i ile to będzie kosztować, jest nieodpłatna z mocy ustawy Prawo o notariacie.

Koszt czynności zależy od jej rodzaju. Czynności o stałej stawce są tanie: pełnomocnictwo do jednej czynności 30 zł netto, testament 50 zł netto, oświadczenie o odrzuceniu spadku 50 zł netto od osoby. Czynności o oznaczonej wartości liczy się według skali z rozporządzenia, a przy sprzedaży lokalu mieszkalnego obowiązuje połowa tej stawki. Wszystkie stawki zestawiliśmy w cenniku taksy notarialnej.

Do taksy dochodzi VAT 23 procent, wypisy po 6 zł netto za stronę oraz podatki i opłaty sądowe, które notariusz pobiera jako płatnik i przekazuje dalej. Zapłacisz gotówką, kartą albo przelewem, zależnie od kancelarii, i dostaniesz fakturę.

Czy da się załatwić sprawę u notariusza online

Umówić wizytę i przesłać dokumenty tak, podpisać akt notarialny nie. Polskie prawo wymaga osobistego stawiennictwa stron, bo notariusz ma obowiązek sprawdzić tożsamość, ocenić świadomość i swobodę składanych oświadczeń oraz odczytać akt na głos. Nie ma w Polsce zdalnego aktu notarialnego, mimo że hasło notariusz online pojawia się w wyszukiwarce bardzo często.

Zdalnie można natomiast zawrzeć wszystkie umowy, dla których prawo nie zastrzega formy aktu notarialnego: umowę najmu zwykłego, umowę zlecenia, umowę o współpracy czy umowę sprzedaży rzeczy ruchomej. Takie dokumenty wystarczy dziś podpisać elektronicznie, bez wychodzenia z domu i bez wizyty w kancelarii. Warto najpierw ustalić, do której grupy należy Twoja sprawa, bo połowa telefonów do kancelarii dotyczy dokumentów, które w ogóle nie wymagają notariusza.

Co zrobić, gdy nie możesz przyjść osobiście

Są trzy wyjścia i każde jest dopuszczalne.

Pierwsze i najczęstsze to pełnomocnictwo notarialne. Wyznaczasz osobę, która stawi się w Twoim imieniu. Pamiętaj o zasadzie z art. 99 Kodeksu cywilnego: pełnomocnictwo do czynności wymagającej aktu notarialnego samo musi mieć formę aktu notarialnego. Jeżeli jesteś za granicą, takie pełnomocnictwo sporządzi konsul RP albo miejscowy notariusz, ale wtedy potrzebna będzie apostille i tłumaczenie przysięgłe.

Drugie to czynność poza kancelarią. Notariusz może przyjechać do szpitala, domu opieki albo do Twojego mieszkania, jeżeli przemawia za tym charakter czynności albo szczególne okoliczności, na przykład choroba. Rozporządzenie pozwala wtedy podnieść wynagrodzenie maksymalnie o 50 zł za każdą godzinę w porze dziennej (od 8:00 do 20:00) oraz o 100 zł za godzinę w porze nocnej i w dni wolne, licząc od wyjścia z kancelarii do powrotu.

Trzecie dotyczy osób, które nie mogą czytać albo pisać. Wtedy akt sporządza się przy udziale świadków, a osoba niepiśmienna zamiast podpisu składa tuszowy odcisk palca, obok którego inna osoba wpisuje jej imię i nazwisko. Notariusz zna tę procedurę i sam ją zorganizuje, trzeba tylko uprzedzić o sytuacji przy umawianiu terminu.

Jak wybrać kancelarię notarialną

Taksa jest maksymalna, nie sztywna, więc kancelarie realnie różnią się ceną, zwłaszcza przy droższych transakcjach, gdzie stawka liczona jest od wartości. Pytanie o wycenę w dwóch albo trzech kancelariach potrafi dać kilkaset złotych różnicy i jest całkowicie normalne.

Poza ceną warto sprawdzić trzy rzeczy: czy kancelaria prowadzi na co dzień sprawy takiego typu jak Twoja, jak szybko odpowiada na maila (to dobry wskaźnik tego, jak będzie wyglądała dalsza współpraca) i czy termin da się dopasować do harmonogramu transakcji, na przykład do daty wypłaty kredytu. Listę kancelarii w swojej okolicy znajdziesz na stronach miast, między innymi w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu.

Jak umówić się do notariusza?

Skontaktuj się z wybraną kancelarią telefonicznie lub mailowo, opisz krótko sprawę i prześlij skany posiadanych dokumentów. Kancelaria poda listę brakujących zaświadczeń, orientacyjny koszt i wolny termin. Na wizytę przychodzisz osobiście z ważnym dowodem osobistym. Przy prostych czynnościach termin bywa na następny dzień, przy nieruchomościach zwykle 3 do 7 dni.

Czy do notariusza trzeba się umawiać?

Praktycznie zawsze tak, jeżeli chodzi o akt notarialny, bo notariusz musi wcześniej przygotować projekt i sprawdzić dokumenty. Bez zapowiedzi da się załatwić jedynie najprostsze czynności, na przykład poświadczenie podpisu albo poświadczenie zgodności kopii z oryginałem, i to pod warunkiem, że kancelaria akurat ma wolną chwilę.

Ile trwa wizyta u notariusza?

Podpisanie aktu notarialnego trwa zwykle od 30 do 60 minut, bo notariusz ma obowiązek odczytać cały dokument na głos i odpowiedzieć na pytania stron. Proste czynności, jak poświadczenie podpisu czy pełnomocnictwo, zajmują 10 do 20 minut. Przy transakcji z kredytem hipotecznym i kilkoma stronami wizyta potrafi się wydłużyć do półtorej godziny. Szczegółowe szacunki dla różnych spraw zebraliśmy w tekście o tym, ile trwa wizyta u notariusza.

Czy pierwsza rozmowa z notariuszem jest płatna?

Nie. Udzielenie informacji o planowanej czynności notarialnej jest bezpłatne na mocy ustawy Prawo o notariacie. Możesz więc spokojnie zapytać, jaka forma jest wymagana, jakie dokumenty będą potrzebne i ile całość będzie kosztować, zanim zdecydujesz się na konkretną kancelarię. Płacisz dopiero za dokonaną czynność.

Czy można podpisać akt notarialny przez internet?

Nie. Akt notarialny wymaga osobistego stawiennictwa przed notariuszem, który sprawdza tożsamość stron i odczytuje dokument na głos. W Polsce nie ma zdalnych aktów notarialnych. Jeżeli nie możesz przyjechać, rozwiązaniem jest pełnomocnictwo notarialne dla osoby, która stawi się w Twoim imieniu, albo wizyta notariusza poza kancelarią.

Co zabrać na wizytę do notariusza?

Zawsze ważny dowód osobisty lub paszport każdej ze stron. Poza tym dokumenty dotyczące sprawy: numer księgi wieczystej i podstawę nabycia przy nieruchomości, odpis z KRS przy spółce, zaświadczenia wskazane wcześniej przez kancelarię oraz pełnomocnictwo, jeżeli działasz za kogoś. Kancelaria zawsze przesyła listę z wyprzedzeniem, więc wystarczy się jej trzymać.

Wiesz już, jakiej czynności potrzebujesz? Opisz sprawę, a dobierzemy notariusza w Twoim mieście, pokażemy orientacyjną taksę i wolne terminy, żebyś nie musiał obdzwaniać kolejnych kancelarii.