Dobre przygotowanie dokumentów to najprostszy sposób, by wizyta u notariusza przebiegła sprawnie i bez konieczności jej przekładania. Lista potrzebnych papierów zależy od rodzaju czynności, dlatego poniżej zebraliśmy praktyczne checklisty dla najczęstszych spraw: sprzedaży mieszkania, darowizny, dziedziczenia oraz pełnomocnictwa. Zawsze warto potwierdzić zakres dokumentów z konkretną kancelarią, bo szczegóły mogą się różnić.
Jakie dokumenty do aktu notarialnego są potrzebne zawsze
Niezależnie od sprawy, do każdej czynności notarialnej będziesz potrzebować dokumentu tożsamości. Notariusz musi potwierdzić, kto składa oświadczenie.
- ważny dowód osobisty lub paszport każdej ze stron;
- w przypadku firm: aktualne dane z KRS lub CEIDG oraz dokumenty potwierdzające umocowanie osoby reprezentującej;
- jeśli działasz przez pełnomocnika, wypis pełnomocnictwa notarialnego;
- numery PESEL oraz aktualne adresy zamieszkania stron.
Resztę dokumentów dobiera się już do konkretnej czynności.
Dokumenty do sprzedaży mieszkania
Przy sprzedaży nieruchomości u notariusza kluczowe jest udokumentowanie prawa własności sprzedającego oraz stanu prawnego lokalu. Przygotuj:
- numer księgi wieczystej (notariusz sam sprawdzi jej treść elektronicznie);
- podstawę nabycia mieszkania, czyli wcześniejszy akt notarialny zakupu, darowizny, akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie sądu o nabyciu spadku;
- zaświadczenie ze spółdzielni lub wspólnoty o braku zaległości w opłatach;
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (jeśli kupujący tego wymaga);
- zaświadczenie z urzędu o braku zaległości podatkowych dotyczących nieruchomości;
- w razie zakupu na kredyt: umowę kredytową lub zaświadczenie z banku oraz oświadczenie o ustanowieniu hipoteki;
- jeśli mieszkanie pochodzi ze spadku lub darowizny: zaświadczenie z urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku.
Dokumenty do darowizny
Przy darowiźnie nieruchomości zestaw dokumentów jest zbliżony do sprzedaży, ponieważ również przenosi się własność. Najczęściej potrzebne są:
- numer księgi wieczystej nieruchomości;
- podstawa nabycia przez darczyńcę (akt notarialny, akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie sądu);
- dane obdarowanego oraz informacja o stopniu pokrewieństwa, co ma znaczenie dla zwolnień podatkowych;
- przy darowiźnie mieszkania spółdzielczego: zaświadczenie ze spółdzielni;
- w niektórych przypadkach wypis z rejestru gruntów lub wyrys z mapy ewidencyjnej (dla działek).
Warto wcześniej zapytać o kwestie podatkowe, bo darowizny w najbliższej rodzinie mogą korzystać ze zwolnienia, jeśli dopełni się formalności.
Dokumenty do sprawy spadkowej
Jeśli chcesz uregulować spadek u notariusza, czyli sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia, do kancelarii muszą stawić się wszyscy spadkobiercy. Przygotujcie:
- akt zgonu spadkodawcy;
- akt urodzenia spadkobierców, którzy nie zmieniali nazwiska;
- akty małżeństwa spadkobierców, którzy zmienili nazwisko;
- numer PESEL zmarłego (lub zaświadczenie o jego numerze);
- testament, jeśli zmarły go pozostawił;
- dane dokumentów tożsamości wszystkich spadkobierców.
Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia, gdy między spadkobiercami nie ma sporu co do tego, kto i w jakiej części dziedziczy.
Dokumenty do pełnomocnictwa
Sporządzenie pełnomocnictwa u notariusza jest jedną z prostszych czynności. Zwykle wystarczy:
- dokument tożsamości mocodawcy, czyli osoby udzielającej pełnomocnictwa;
- dane pełnomocnika: imiona, nazwisko, PESEL oraz adres;
- dokładny opis czynności, do których pełnomocnictwo ma upoważniać;
- jeśli pełnomocnictwo dotyczy konkretnej nieruchomości, jej dane i numer księgi wieczystej.
Pamiętaj, że pełnomocnik nie musi być obecny przy udzielaniu pełnomocnictwa, wystarczą jego dane.
Jak nie zapomnieć o żadnym dokumencie
Najprostszy sposób, by uniknąć kilku wizyt, to wcześniejsze ustalenie dokładnej listy z kancelarią. Notariusz po zapoznaniu się ze sprawą wskaże, czego potrzebuje, a często sam pobierze niektóre informacje elektronicznie, na przykład treść księgi wieczystej. Im pełniejszy komplet dokumentów przyniesiesz, tym krócej potrwa wizyta i tym mniejsze ryzyko, że trzeba ją będzie powtórzyć.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ostateczny zakres dokumentów oraz wiążącą taksę ustala notariusz, a akt sporządza licencjonowany notariusz.
Chcesz załatwić tę sprawę bez obdzwaniania kancelarii? Opisz sprawę i umów wizytę u notariusza online.
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie konkretnej czynności skontaktuj się z notariuszem.
Notary · Umów wizytę
Znajdź notariusza i zarezerwuj termin online
Sprawdź notariuszy w swoim mieście, zakres czynności i orientacyjny koszt, a potem umów dogodny termin. Taksa orientacyjna, wiążącą wysokość ustala notariusz. Akt sporządza licencjonowany notariusz.